Adjoint.e, Administration et développement philanthropique

Job description

Nouvellement construite, la Maison de soins palliatifs Sault-Saint-Louis a accueilli ses premiers.ères résidents.tes le 13 janvier 2025. Située dans l’arrondissement de LaSalle (Montréal), elle offre gratuitement des soins de fin de vie et des services d’accompagnement psycho-sociaux aux citoyens du Grand Sud-Ouest de Montréal, ainsi qu’à leurs proches. En prévision de planifier la relève d’un départ à la retraite, la direction générale cherche à combler le poste d’Adjoint.e à l’administration et au développement philanthropique, un poste clé au sein de l’organisation.

Rôle

La personne titulaire du poste offrira un soutien de haut niveau à l’équipe de direction, à la coordination d’événements et au développement philanthropique. Elle aura pour principales responsabilités d’effectuer des tâches administratives et de logistique, de préparer des documents, d’assurer divers suivis, et sera régulièrement amenée à rédiger diverses communications internes et externes, en collaboration avec la direction.

Responsabilités - Volet administration

• Soutenir la direction générale dans ses dossiers

• Préparer, organiser et coordonner la tenue de réunions d’équipes et de comités

• Préparer l’ordre du jour des rencontres, prendre des notes, assurer le suivi des tâches

• Participer à l’élaboration et à la mise à jour d’outils de gestion (ex. calendriers de travail, fichiers de suivi, gabarits, formulaires, etc.)

• Demander des soumissions et assurer les suivis auprès des fournisseurs externes

• Gérer la documentation de l’équipe de direction et la mise à jour de documents clés

• Organiser le classement et l’archivage des documents

• Saisir les ventes dans le logiciel et faire le suivi de la facturation

• Préparer les bordereaux de dépôts

• Collaborer avec la personne responsable de la comptabilité

• Gérer les appels et répondre à des demandes d’information internes et externes

• Soutenir les bénévoles administratifs de la MSPSSL et de sa Fondation

• Toute autres tâche connexe

Responsabilités - Volet philanthropie

• Offrir son soutien pour organiser et coordonner la tenue d’activités et d’événements

• Entrer les données et les segmenter dans le logiciel de gestion des donateurs

• Préparer les listes de sollicitation, les invitations, etc. pour les événements

• Faire le suivi auprès des fournisseurs de services

• Émettre les lettres de remerciements et les reçus de dons

• Préparer et coordonner les envois de publipostages

• Préparer et coordonner les rapports de reddition de comptes

• Tenir à jour les statistiques

• Toute autre tâche connexe

Expérience et compétences requises

• Formation dans une discipline appropriée ou combinaison d’expérience pertinente

• Maitrise du français et connaissance de l’anglais

• Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Teams)

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à gérer les priorités

• Rigueur, autonomie, proactivité, discrétion, disponibilité et flexibilité

• Connaissance du cycle comptable, un atout

• Maitrise du logiciel de gestion des dons (Prodon, Zeffy), un atout

• Expérience dans un organisme à but non lucratif, un atout

• Connaissance du réseau de la santé en lien avec les soins palliatifs, un atout

Conditions de travail

• Poste permanent à temps plein (35 heures par semaine)

• 4 semaines de vacances dès la 1ère année

• 11 jours fériés

• 5 journées personnelles (maladie)

• Horaire flexible du lundi au vendredi

• Disponibilité à travailler occasionnellement de soir et de fin de semaine lors des événements

• Salaire : selon expérience et politique en vigueur

• RVER : possibilité de contribuer au régime volontaire d’épargne retraite après 3 mois d’ancienneté

• Assurances collectives payées à 50% par l’employeur (après 3 mois d’ancienneté)

• Formation continue

• Repas cuisinés sur place offerts à coût modique

• Thé et café offert gratuitement en tout temps

• Tenue vestimentaire décontractée

• Le poste est à combler le plus tôt possible

• Lieu de travail : 8699 boul. LaSalle, Montréal, QC., H8P 1Z1

Le défi vous intéresse? Vous êtes un.e pro de l’organisation et du travail d’équipe ? Votre style de collaboration est axé sur la qualité des services et la performance ? Vous possédez de bonnes habiletés en communications et en bureautique ? Faites-nous parvenir par courriel votre CV ainsi qu’une lettre de présentation, dans laquelle vous nous indiquerez vos attentes salariales à : direction@maisonsaultsaintlouis.com.

N.B. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.