Adjointe administrative au Chef de la Direction

Job description
Élue à plusieurs reprises l'un des meilleurs employeurs de Montréal et récipiendaire du prix Mercuriades 2022 pour Employeur de l'année - Grande Entreprise, Rodeo FX est une entreprise créative haut de gamme offrant des services en matière d'effets visuels, de publicité et d'expériences.

Nommée à plusieurs reprises aux Emmy® Awards pour son travail sur les séries Stranger Things saison 4, Avatar: The Last Airbender et The Lord of The Rings : The Rings of Power, l'entreprise indépendante, lauréate d'un Oscar®, compte près de 800 artistes qui travaillent dans des studios situés à Montréal, Québec, Toronto, Los Angeles et Paris.

Rodeo FX est un partenaire créatif des meilleurs studios du monde, notamment Netflix, HBO, Disney, Marvel, Amazon Studios, Warner Bros. et Sony, et a collaboré à des publicités pour YouTube, NBC et Apple. Ses projets actuels incluent Dune: Prophecy, Silo saison 2 et Sonic 3. Parmi les projets récemment sortis, on cite The Rings of Power saison 2, Venom: The Last Dance, Time Bandits de Taika Waitit, et House of the Dragon saison 2.

Modalités de travail :

En tant qu’entreprise fondée et dirigée par un artiste, c’est la créativité avant tout qui nous guide. Notre mission est de fournir à nos talents la liberté et les ressources dont ils ont besoin pour produire un travail de qualité et s’épanouir dans un environnement stimulant et bienveillant. En raison de la nature stratégique et hautement collaborative de ce rôle, la présence au studio est requise à temps plein. Ce niveau de proximité permet de soutenir efficacement la direction, de favoriser une communication fluide et de maintenir un environnement de travail cohérent, dynamique et aligné sur nos priorités organisationnelles.

Description du poste

L’adjointe administrative au Chef de la Direction (CEO) joue un rôle central en offrant un soutien administratif et stratégique de haut niveau au CEO de Rodeo FX. Agissant comme personne-ressource clé auprès de la direction et des parties prenantes internes et externes, elle assure une coordination fluide des responsabilités quotidiennes et facilite les communications entre les départements.

Grâce à sa proactivité, son sens de l’organisation et sa grande rigueur, cette personne excelle dans la gestion des priorités, l’anticipation des besoins et le traitement d’informations sensibles avec professionnalisme et discrétion. Chaque tâche est exécutée avec soin, contribuant à un environnement structuré, efficace et harmonieux autour de la direction.

Principales responsabilités :

Gestion de l’agenda et des priorités exécutives
• Gérer et optimiser l’agenda du CEO : rencontres, déplacements, priorisation des engagements selon les enjeux de l’entreprise
• Anticiper les besoins et préparer les documents, rapports ou supports requis pour les réunions
• Maintenir un équilibre entre les urgences et les objectifs à long terme

Coordination des réunions et suivis
• Organiser et coordonner les rencontres de direction ou inter-départementales : logistique, convocations, documentation
• Rédiger les comptes rendus, compiler les suivis à effectuer et assurer leur mise en œuvre dans les délais
• Communiquer les décisions et les prochaines étapes avec clarté à toutes les parties concernées

Interface de communication et gestion de la présence en ligne
• Agir comme point de contact principal pour les communications internes et externes au nom du CEO
• Gérer la présence professionnelle du CEO sur des plateformes telles que LinkedIn, en créant du contenu aligné sur l’image de marque et la mission de Rodeo FX
• Rédiger, réviser et diffuser des messages, annonces ou communications stratégiques avec justesse et sens du style
• Transmettre les directives du CEO aux équipes de gestion et assurer leur compréhension et application

Préparation de documents et gestion de l’information
• Rédiger, relire et structurer les présentations, propositions ou rapports destinés au CEO
• Organiser et maintenir les fichiers physiques et numériques du CEO pour en assurer l’accès rapide et sécurisé
• Gérer la tenue de dossiers afin de soutenir la prise de décision et l’efficacité des opérations

Organisation des déplacements et logistique
• Planifier l’ensemble des déplacements du CEO : réservations, itinéraires, documents de voyage, ajustements en temps réel
• Veiller au respect des politiques internes et des budgets lors de la planification logistique
• Préparer les documents d’accompagnement nécessaires pour les rencontres externes ou événements

Projets spéciaux et initiatives stratégiques
• Participer à des projets ou initiatives porteurs pour l’organisation à la demande du CEO
• Soutenir la recherche, l’analyse et la production de rapports sur des sujets clés pour la direction
• Gérer de façon agile les demandes imprévues et les besoins émergents

Qualifications
• Expérience confirmée à titre d’adjointe administrative ou dans un rôle similaire auprès de hauts dirigeants
• Excellente organisation, capacité à gérer le temps et à jongler avec plusieurs priorités
• Aisance rédactionnelle, sens de la communication orale et de la présentation
• Maîtrise de la suite MS Office et des outils numériques de productivité
• Discrétion, confidentialité et jugement dans le traitement des informations
• Ce poste requiert une excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.

La personne titulaire du poste devra travailler en étroite collaboration avec nos équipes de Toronto et Los Angeles. Elle sera également impliquée dans les échanges avec nos clients basés à travers le monde, afin de mettre en avant les capacités techniques et créatives de Rodeo FX.

Informations complémentaires
• Contrat permanent à temps plein
• Structure de travail flexible et hybride dans tous nos bureaux
• 5 jours de congé payés pour maladie ou raisons personnelles
• 2 jours fériés supplémentaires pendant les vacances d’hiver
• Assurance collective, accès à Dialogue pour un soutien en ligne et à un Programme d’aide aux employés (PAE)
• REER avec contribution de l’employeur
• Rabais sur les transports en commun, plusieurs spas, cours de sport, centre d’art, cafés, meubles et plusieurs autres commerces locaux.

Chez Rodeo FX, la diversité est une valeur fondamentale. Nous nous engageons à créer un environnement de travail inclusif et équitable, où les points de vue variés sont accueillis avec ouverture. Chaque membre de l’équipe apporte une perspective unique qui enrichit notre créativité, remet en question nos idées et nous aide à livrer un travail de qualité.

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