Bilingual Office Administrator / Administrateur de bureau bilingue

JOB DESCRIPTION

BILINGUAL OFFICE ADMINISTRATOR

FEBRUARY 2025

As a bilingual and inclusive organization, The Council on Aging of Ottawa (COA) works to advance the wellbeing of Ottawa’s older adults. The COA has been an active part of the Ottawa community for 50 years, tackling issues important to seniors in areas such as education, health, housing, transportation, income security, and francophone affairs.

POSITION SUMMARY

The COA is seeking a dynamic, organized, enthusiastic individual to join our team as a bilingual Office Administrator. This role is integral to the smooth functioning of our organization, as it involves handling key administrative tasks, including effective CRM management, member relations, and supporting our dedicated team of staff and volunteers. The ideal candidate will possess a positive attitude, strong administrative, organizational, and interpersonal skills, a solid command of software and technology, and a passion for supporting our mission.

RESPONSIBILITIES

Administration – day-to-day operations

· Maintain our Customer Relations Management System (CRM) and regularly ensure its accuracy and efficiency

· Carry out administrative activities associated with the many educational, advocacy, social, and fundraising meetings and events of the COA

· Oversee and coordinate office administrative procedures

· Oversee administrative operations related to membership, corporate relationships, sponsorship, and advertising

· Support staff and volunteers in their work

· Assist in the preparation of reports, presentations, and other documents

· Maintain hospitality, equipment, and office supply inventory; order, store, and organize as necessary.

· Maintain records and instructions for all systems, equipment, programs, and software

· Handle basic financial tasks, such as invoicing and petty cash, and accurate accounting of all income from all events

Reception

· Greet and provide information and support to all clients/suppliers/visitors

· Ensure the tidy appearance of the main office, education room, and storage area

· Respond to general information requests and refer as appropriate

· Handle incoming and outgoing correspondence (by phone, mail, e-mail, and voice mail)

QUALIFICATIONS

Experience

· Proven experience in an administrative or office management role

Knowledge & Skills

· Excellent verbal and written communication skills in both English and French

· Strong skills in CRM management as well as software such as Constant Contact, Canva, and Adobe

· Strong organizational and time management skills with the ability to multitask.

· Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, SharePoint, Teams) and office management software

Personal Attributes

· Professional and approachable demeanor.

· Strong teamwork and interpersonal skills.

· Adaptability to changing priorities in a fast-paced environment.

· Self-motivated with a proactive approach to problem-solving.

· Enjoyment of building relationships with others both internally and externally to achieve the goals of the organization.

· Ability to set priorities, achieve goals, resolve problems, and make decisions that enhance organizational effectiveness.

APPLICATIONS

The Council on Aging of Ottawa is an equal opportunity employer and encourages candidates of diverse backgrounds and abilities who reflect the community that we serve.

Applications, including a cover letter and a current resume, should be made by e-mail to: Sarah Bercier, Executive Director, s.bercier@coaottawa.ca

Only candidates to be interviewed will be contacted.

Application deadline: This position will be posted until it is filled

Job Type: 21 hours/week

Salary: $30,000 annually to start

Schedule: Within standard business hours, Monday to Friday – hours are somewhat flexible

Work Location: On-site at 815 St. Laurent Blvd. in an office environment

Work Environment: An office environment with a small team of 5 staff and over 150 volunteers

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DESCRIPTION DU POSTE

ADMINISTRATEUR DE BUREAU BILINGUE

FÉVRIER 2025

Le Conseil sur le vieillissement (CSV) d’Ottawa est un conseil inclusif et bilingue qui œuvre à améliorer le bien-être des personnes aînées d’Ottawa. Le CSV fait partie intégrante de la communauté d’Ottawa depuis plus de 50 ans et s’attaque à des enjeux importants pour les aînés dans des domaines comme la santé, le logement, le transport, la sécurité du revenu et les affaires francophones.

RÉSUMÉ DU POSTE

Le CSV est à la recherche d'une personne dynamique, organisée et enthousiaste pour rejoindre son équipe en tant qu'administrateur de bureau bilingue. Ce poste fait partie intégrante du bon fonctionnement de notre organisation, car il implique la prise en charge de tâches administratives clés, notamment la gestion efficace du CRM, les relations avec les membres, et le soutien à notre équipe dévouée d'employés et de bénévoles. Le candidat idéal aura une attitude positive, de solides compétences administratives, organisationnelles et interpersonnelles, une bonne maîtrise des logiciels et de la technologie, et une passion pour le soutien de notre mission.

RESPONSABILITÉS

Administration - opérations quotidiennes

· Gérer notre système de gestion des relations avec la clientèle (CRM) et veiller régulièrement à son exactitude et à son efficacité.

· Effectuer les activités administratives associées aux nombreuses réunions et manifestations du CSV dans les domaines de l'éducation, de la défense des droits, de la vie sociale et de la collecte de fonds.

· Superviser et coordonner les procédures administratives du bureau

· Superviser les opérations administratives liées à l'adhésion, aux relations avec les entreprises, au parrainage et à la publicité.

· Soutenir le personnel et les bénévoles dans leur travail

· Participer à la préparation de rapports, de présentations et d'autres documents.

· Maintenir l'inventaire des produits d'accueil, des équipements et des fournitures de bureau; commander, stocker et organiser selon les besoins.

· Tenir des registres et des instructions pour tous les systèmes, équipements, programmes et logiciels.

· Gérer les tâches financières de base, telles que la facturation et la petite caisse, ainsi que la comptabilité précise de toutes les recettes provenant de tous les événements.

Réception

· Accueillir et fournir des informations et un soutien à tous les clients/fournisseurs/visiteurs.

· Veiller à ce que le bureau principal, la salle d'éducation et la zone de stockage soient bien rangées.

· Répondre aux demandes d'informations générales et orienter les personnes concernées.

· Traiter la correspondance entrante et sortante (par téléphone, courrier, courriel et messagerie vocale).

COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS

Expérience

· Expérience confirmée dans une fonction administrative ou de gestion de bureau.

Connaissances et compétences

· Bilingue essentiel (les candidats.es qui ne sont pas bilingues en anglais et en français ne seront pas pris.es en considération).

· Solides compétences en matière de gestion de la relation client (CRM) et de logiciels tels que Constant Contact, Canva et Adobe.

· Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps et capacité à mener plusieurs tâches de front.

· Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, SharePoint, Teams) et des logiciels de gestion de bureau.

Attributs personnels

· Comportement professionnel et accessible.

· Solides compétences en matière de travail d'équipe et de relations interpersonnelles.

· Capacité d'adaptation à des priorités changeantes dans un environnement en constante évolution.

· Motivation personnelle et approche proactive de la résolution des problèmes.

· Aimer établir des relations avec d'autres personnes, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur, afin d'atteindre les objectifs de l'organisation.

· Capacité à fixer des priorités, à atteindre des objectifs, à résoudre des problèmes et à prendre des décisions qui renforcent l'efficacité de l'organisation.

CANDIDATURES

Le Conseil sur le vieillissement d'Ottawa est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et encourage les candidats aux antécédents et aux capacités diversifiées qui reflètent la communauté que nous servons.

Les candidatures, comprenant une lettre de présentation et un curriculum vitae à jour, doivent être envoyées par courriel à l'adresse suivante : Sarah Bercier, directrice générale, s.bercier@coaottawa.ca

Nous communiquerons uniquement avec les personnes qui seront convoquées pour une entrevue.

Date limite pour déposer une candidature : Ce poste sera affiché jusqu'à ce qu'il soit pourvu.

Type d'emploi : 21 heures/semaine.

Salaire : 30 000 $ par an pour commencer.

Horaire : Dans le cadre des heures de travail normales, du lundi au vendredi - les heures sont quelque peu flexibles.

Lieu de travail : Sur place, au 815, boulevard Saint-Laurent, dans un environnement de bureau.

Environnement de travail : Un environnement de bureau avec une petite équipe de 5 personnes et 150 bénévoles.

Job Types: Part-time, Permanent

Pay: From $30,000.00 per year

Benefits:

Company pension
Dental care
Disability insurance
Flexible schedule
Life insurance
On-site parking
Paid time off
Wellness program
Work from home
Language:

English and French (required)
Work Location: In person