SECRÉTAIRE D’ÉCOLE ET ACCOMPAGNATEUR

POSTE PROBATOIRE À TEMPS PLEIN

École : Siège social FrancoSud

Entrée en poste : Août 2025

Date limite pour postuler : 5 juin 2025

Numéro du concours : 206-20256052

NATURE DU TRAVAIL ET RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES

La secrétaire et accompagnateur devra travailler indépendamment à l’exécution de tâches variées requérant un bon jugement pour la prise de décisions, selon les politiques et les procédures déjà établies par l’école. Elle devra :

Agir à titre de personne-ressource principale et maintenir un réseau de collaboration et de partage à leur intention;

Offrir des formations aux secrétaires, au besoin;

Préparer, tenir à jour et assurer la disponibilité de guides d’utilisation, de ressources et de procédures en français;

Répondre aux demandes d’information et d’appui des secrétaires;

Renouveler les abonnements aux périodiques;

Assurer la liaison entre le conseil scolaire et les diverses entreprises offrant les outils de travail qui sont sous sa responsabilité, de même qu’avec Alberta Education;

Accueillir parents, élèves et visiteurs à la réception et répondre à toutes questions et demandes;

Faire les inscriptions d’élèves, les maintenir à jour dans le système PowerSchool et fournir périodiquement une mise à jour au bureau central, tel que requis;

Répondre au téléphone ainsi que trier et distribuer le courrier;

Entrer l’assiduité des élèves dans le système PowerSchool et en faire le contrôle avec les parents;

Créer et éditer des documents variés à l’aide d’un traitement de texte et répondre à la correspondance routinière de sa propre initiative;

Faire l’entretien de l’équipement du bureau, tel que photocopieur et imprimantes;

Compiler, assembler et classer divers documents tels que formulaires, listes, mémos, lettres, rapports, examens, correspondance, etc.;

Faire la compilation, produire et maintenir des listes de cours, d’horaires, de classes, d’élèves, etc. en utilisant le logiciel PowerSchool utilisé par le conseil scolaire;

Gérer des horaires, prend des rendez-vous et réserver des espaces, des salles de conférence et autres;

Faire la gestion des fournitures d’école;

Sous la supervision de la direction de l’école, administrer les médicaments aux élèves;

Gérer la comptabilité de l’école à l’aide du logiciel SchoolCash ainsi que compter les sommes d’argent reçues de différentes sources et émettre des reçus;

Remettre les rapports du mois au conseil scolaire;

Exécuter toute autre tâche de bureau, tel que demandé par la direction.

EXIGENCES DU POSTE

Avoir un certificat en secrétariat ou expérience équivalente;

Avoir de l’expérience dans le domaine du secrétariat;

Avoir une bonne connaissance des routines et de l’équipement de bureau;

Avoir une connaissance des logiciels de la suite Office et de la suite Google est nécessaire;

Pouvoir communiquer effectivement et clairement en français et en anglais;

Garder des contacts routiniers avec les élèves, parents, membres du personnel et invités de façon courtoise;

Avoir une personnalité accueillante et de l’entregent;

Exécuter les tâches demandées en utilisant sa propre initiative et son bon jugement;

Éditer les documents et planifier son travail de secrétariat;

Bien travailler en équipe;

Respecter la confidentialité des dossiers de l’école;

Être légalement admissible à travailler au Canada sans restriction concernant le travail auprès des enfants.