Spécialiste intermédiaire, gestion intégrée des installations

Type d’emploi :

Employé
Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

N/A
Famille d’emplois :

Planification et logistique des installations
Nombre de postes à pourvoir :

1
Faculté/Service - Département :

Immeubles et planification
Campus :

Campus principal
Affiliation syndicale :

PSUO
Date d’affichage :

avril 24, 2025
Les candidatures doivent être reçues AVANT LE:

mai 05, 2025
Heures par semaine :

35
Classe salariale :

SSUO Grade 10
Échelle salariale :

$77 637,00 - $+8 070,00
Au sujet du service: Immeubles

Le milieu de travail au service des immeubles se caractérise par une équipe dynamique et créative en croissance où un vent de changement souffle offrant ainsi aux gens comme vous des opportunités d’utiliser vos compétences de leadership et d’innovation afin de contribuer à la réalisation de leur mission inspirante : offrir une infrastructure de recherche de premier ordre, remodeler la vie sur le campus et l’expérience étudiante, et fournir un environnement durable pour les étudiants, les chercheurs, les enseignants et la communauté.

Les installations de l’Université d’Ottawa sont réparties sur trois principaux emplacements où se concentrent 600 000 m2 (plus de 6,4 millions de pi2) d’espace réservé aux bâtiments, 42,5 hectares de terrain, 125 bâtiments et 11 résidences universitaires offrant 4 500 places. Le personnel des Immeubles compte plus de 150 membres, notamment des gestionnaires de projet, des spécialistes dans les domaines de l’énergie et de la mise en service, des ingénieures et ingénieurs en mécanique et en électricité, des architectes et des spécialistes de la planification des locaux. Les dépenses en immobilisations et les dépenses de fonctionnement du secteur des immeubles tournent autour de 100 millions de dollars, pour 2 milliards de dollars d’actifs universitaires gérés. Le plan de dépenses en immobilisations de 20 ans de l’Université d’Ottawa prévoit 4 milliards de dollars de nouveaux investissements. Il se matérialisera notamment par l’amorce du projet Top Shelf, qui verra 300 millions de dollar investis dans la construction de nouvelles installations destinées à la Faculté des sciences de la santé au campus du secteur riverain, ainsi que d’une tour sur le campus Roger-Guindon logeant le nouveau Centre de recherche médicale de pointe (CRMP) de l’Université d’Ottawa.
Raison d’être du poste

Appuyer les initiatives d’affaires qui améliorent les opérations stratégiques du secteur de la Gestion intégrée des installations (GII). Cette dernière supervise les services d’entretien, les réparations et la gestion globale des installations sur le campus (salles de classe, espaces de bureaux, résidences, installations sportives), et les travaux sont exécutés à la fois par les équipes responsables des opérations internes et des fournisseurs externes. Collaborer avec des partenaires clés pour cerner les besoins opérationnels et utiliser des outils d’informatique décisionnelle pour améliorer la prise de décision et l’efficacité. Jouer un rôle clé dans l’optimisation des processus, l’affectation des ressources et la prestation de services au sein de la GII grâce à l’analyse de données et à la création de solutions stratégiques.


Soutenir la direction de la gestion intégrée des installations pour assurer l’alignement des objectifs et des besoins opérationnels du secteur.


Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

Gestion des fournisseurs et des services : Assister le gestionnaire des installations dans la supervision des contrats propres au secteur (contrats d’entretien ou de peinture, autres ententes relatives à des services nécessaires), ce qui peut nécessiter de soutenir le processus d’évaluation de la performance, d’assurer la conformité et de procéder à des analyses de données. Veiller à ce que les indicateurs clés de performance des fournisseurs soient correctement documentés et collaborer avec la ou le gestionnaire des installations afin de repérer les lacunes, les problèmes et les possibilités d’amélioration des services. Examiner les factures pour vérifier l’exactitude des services, s’assurer qu’elles sont conformes aux modalités des contrats et confirmer que la facturation est correcte. Apporter son appui dans le cadre du processus de demande de propositions en contribuant à la documentation des spécifications, à la gestion des relations avec les fournisseurs et au suivi de leur performance au fil du temps.
Suivi de la performance, assurance de la qualité et analyse des données : Suivre et analyser les indicateurs clés de performance du secteur, les indicateurs de performance des fournisseurs et les résultats des sondages afin de soutenir une prise de décision fondée sur des données. Vérifier la conformité des fournisseurs en fonction des indicateurs clés de performance contractuels (inspections APPA, audits de bâtiments, vérifications ponctuelles des demandes de travaux réalisés par les fournisseurs, plaintes de la clientèle, respect des délais d’exécution des travaux). Produire et conserver des rapports structurés (résumés trimestriels des demandes de travail exécutées, tendances en matière de services, renseignements opérationnels pour la clientèle sectorielle). Cerner les sources d’inefficacité et proposer des recommandations à la ou au gestionnaire des installations afin de bonifier les processus, d’améliorer le flux de travail et de maintenir des normes de service de haute qualité.
Communication : Gérer un volume important de communications sensibles avec la communauté étudiante, les parents, la clientèle et de nombreuses parties prenantes. Voir aux communications relatives aux inspections de 4 200 unités de résidence (trois fois par année); s’occuper des suivis, des interventions d’entretien et des litiges. Traiter et désamorcer les plaintes liées au fonctionnement des installations (incidents majeurs, rénovations, problèmes de conformité, etc.) avec diplomatie pour atténuer les risques d’aggravation de la situation et d’atteinte à la réputation. Coordonner et distribuer toutes les communications destinées à la clientèle concernant les travaux d’entretien, les interruptions de service, les pannes et les incidents touchant les utilisatrices et utilisateurs des installations. Dans le contexte de la résolution des plaintes, assurer la liaison entre les différents secteurs de l’Université et les partenaires externes en communiquant avec toutes les parties prenantes de façon claire, proactive et transparente.
Production de rapports : Préparer des résumés de performance, des mises à jour et des recommandations d’amélioration, et les distribuer lors de réunions internes et externes. Documenter les incidents, les résolutions et les interruptions de service; veiller à l’exactitude des dossiers à des fins d’analyse et d’amélioration continue. Suivre les indicateurs et les tendances clés pour favoriser une prise de décision fondée sur les données.
Gestion des ressources humaines : Superviser le travail d’une équipe d’agentes et agents d’inspection, et lui fournir une orientation administrative et technique. Recruter, sélectionner, former et évaluer les membres du personnel en fonction de leur rendement et de la qualité des services fournis à la clientèle. Résoudre efficacement les conflits entre le personnel et la clientèle en encourageant une communication franche, en favorisant une compréhension mutuelle et en appliquant des solutions justes et pratiques pour maintenir un environnement de travail agréable et la satisfaction de la clientèle. Coordonner les horaires de travail et de vacances afin d’assurer la continuité des services opérationnels.
Amélioration continue et uniformisation : Évaluer les processus sectoriels et apporter des améliorations afin de renforcer l’efficacité opérationnelle et l’uniformité des services. Contribuer à l’élaboration de modèles et de procédures normalisés pour rationaliser les opérations et éliminer la redondance. Évaluer régulièrement les procédures et proposer des recommandations pour améliorer la gestion des fournisseurs et le service à la clientèle dans le secteur.
Projets spéciaux : Assister le gestionnaire des installations dans l’exécution d’une série de tâches ponctuelles, de projets spéciaux et d’initiatives sectorielles, selon les besoins. Participer à la recherche, à la description des processus et à l’élaboration de nouvelles initiatives visant à améliorer la prestation de services. Au besoin, offrir un soutien supplémentaire en matière d’administration, d’analyse ou de gestion de projets pour que les tâches non prévues et les nouvelles priorités soient traitées efficacement. Assumer des responsabilités supplémentaires découlant de nouvelles initiatives ou activités qui sont alignées sur les objectifs de la GII et ceux des Immeubles; s’assurer que ces initiatives ou activités sont menées à bien dans les délais impartis et coordonnées efficacement avec les équipes concernées.
Ce que vous apportez:

Diplôme d’études postsecondaires dans un domaine connexe ou combinaison équivalente d’études et d’expérience.
Minimum de cinq ans d’expérience dans un poste semblable.
Expérience en gestion des ressources humaines et en supervision d’équipes.
Expérience de la gestion des affaires, notamment en soutien des opérations de première ligne dans le but de faire des gains d’efficacité et de simplifier les processus opérationnels, surtout afin de créer une expérience parfaitement intégrée.
Expérience de la gestion de projets.
Expérience du service à la clientèle.
Expérience de la gestion des fournisseurs, des contrats et des services, et de l’utilisation de rapports et de fiches d’évaluation.
Expérience de la mise en œuvre et de la gestion d’accords sur les niveaux de service et d’indicateurs clés de performance.
Connaissance des méthodes et pratiques de gestion de projets.
Connaissance des systèmes informatiques (Archibus, KX, Talisma, Smartsheet, Excel, etc.).
Expérience de la conception et du développement d’outils pour communiquer avec un public cible.
Aptitudes en analyse facilitant la conversion des besoins opérationnels en paramètres fonctionnels, et capacité de conceptualiser les besoins individuels et d’établir des liens entre les besoins des différentes parties prenantes.
Grand souci du détail afin d’être en mesure de travailler dans les systèmes et dans différents environnements.
Capacité de traduire les besoins opérationnels en besoins fonctionnels.
Fortes aptitudes pour les relations interpersonnelles, la communication et le service à la clientèle.
Grandes aptitudes pour la résolution de conflits.
Capacité de s’adapter aux besoins et processus changeants, de remettre en question des idées et d’accepter de nouvelles méthodes et procédures.
Capacité de prendre des initiatives et de se tenir au courant des processus opérationnels nouveaux ou émergents.
Capacité de travailler, sur demande, avec différentes équipes et sur divers projets au sein du service.
Disposition à travailler en dehors des heures normales de travail et la fin de semaine, au besoin.
Bilinguisme – français et anglais (expression écrite et orale).

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 12+ – Vaccination contre la COVID-1+, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.

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