Secrétaire au Service du greffe

Benefits
Pulled from the full job description
Company pension
Work from home
 
Full job description
Vous désirez faire carrière au sein d’une organisation qui a à cœur ses employés? Vous voulez faire partie d’une équipe dynamique où vous pourrez grandir et enrichir vos connaissances? Vous recherchez un environnement offrant de la reconnaissance et des chances d’avancement? Nous avons des possibilités!

Politique de télétravail
Conciliation travail-famille
Horaire de 4 ½ jours/semaine
Régime de retraite (l’un des meilleurs!)
Accès à un service complet de télémédecine et de bien-être
Assurances collectives et autres avantages sociaux compétitifs
Type de poste
Poste syndiqué (col blanc)
Permanent
(R-+53)
Affichage externe

Horaire
31,5 heures par semaine
Lundi au jeudi : 8 h 30 à 16 h 30
Vendredi : 8 h 30 à 12 h

Rémunération
Selon la convention collective en vigueur :
De 36,22 $ à 3+,22 $/h
Classe 12

Vos principales responsabilités
Préparer et rédiger sur système informatique, à partir de consignes verbales ou écrites et/ou à partir de notes manuscrites, différents textes, documents, rapports, procès-verbaux, notes, listes et autres documents, et en faire le suivi;
Apporter au supérieur immédiat et/ou au personnel cadre le soutien requis dans la préparation de divers dossiers, et en assurer le suivi;
Réserver les salles et l’équipement nécessaire aux différents événements et rencontres;
Recevoir, filtrer et acheminer le courrier reçu ainsi que joindre les dossiers pertinents aux lettres qui demandent une réponse;
Recevoir les visiteurs, répondre aux demandes de renseignements de même qu’à celles des différents services de la Ville, acheminer les appels et/ou les demandes à la personne concernée et prendre les messages, s’il y a lieu;
Donner divers renseignements concernant les activités du service;
Recueillir, traiter, compiler et vérifier diverses données et statistiques, et préparer des rapports pour le service;
Tenir à jour différents registres propres au service et en assurer le suivi;
Préparer et valider avec le supérieur immédiat et/ou le personnel cadre les différentes données relatives à la préparation du budget;
Faire l’inventaire de la papeterie, des fournitures de bureau, de l’équipement et des articles promotionnels; procéder aux commandes du matériel nécessaire et en vérifier la réception;
Préparer la documentation pour les réunions du service, du comité ou autre; sur demande, y assister et en rédiger les procès-verbaux ou tout autre document;
Faire le suivi de divers règlements ou d’autres documents faisant l’objet d’une séance du conseil et les acheminer aux personnes concernées;
Tenir l’agenda du supérieur immédiat et/ou du personnel cadre et fixer, au besoin, des rendez-vous;
Préparer des requêtes Unicité à la demande du supérieur immédiat et en faire le suivi. Réceptionner et transmettre les factures à chaque signataire pour approbation et en faire le suivi;
Exécuter du travail général de bureau (ex. : ouverture de dossiers, photocopies, classement, envois postaux, etc.);
Utiliser divers appareils de bureau (matériel informatique, machine à timbres, etc.), voir à leur bon fonctionnement et effectuer les appels de service, si nécessaire.
Responsabilités spécifiques
Assurer la préparation, le traitement et la conformité de divers dossiers; la transmission de ces derniers aux personnes concernées et la publication des avis publics en s’assurant de respecter les délais;
Rédiger, selon les directives et en collaboration avec le greffier, les règlements d’emprunt généraux et de circulation, et assurer le suivi des procédures légales inhérentes et administratives;
Procéder au traitement numérisé des annexes et à la préparation des règlements consolidés selon les nouvelles procédures entraînées par l’élaboration du logiciel spécialisé de recherche;
Préparer, pour le greffier, les dossiers imprimés et numériques liés aux contrats notariés à signer;
Nommer le procès-verbal des séances et les autres documents du conseil municipal et du comité exécutif et les verser dans un logiciel visant à les rendre accessibles;
Publier des avis d’appels d’offres sur les différentes plateformes, les inscrire à l’agenda du greffe, assister le greffier lors de l’ouverture des soumissions, assurer la transmission des documents d’appels d’offres au service concerné pour analyse, et informer les personnes intéressées;
Recevoir et acheminer aux différents services toute demande d’accès à l’information, selon les directives, et tenir à jour le registre des demandes;
Coordonner les procédures légales inhérentes à la vente pour taxes annuelles;
Agir à titre de commissaire à l’assermentation;
Assurer le traitement confidentiel des dossiers avant qu’ils ne soient rendus publics;
Recevoir les réclamations des citoyens, procéder à leur envoi aux firmes appropriées et effectuer les suivis nécessaires.
Exigences du poste
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat;
Connaitre la plateforme SyGED de PG solutions (un atout);
Avoir de l’expérience au sein d’une organisation municipale, notamment au service du greffe (un atout);
Être minutieux et rigoureux.
Vous avez le profil recherché?
Les candidats intéressés doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton « » et joindre obligatoirement leur curriculum vitæ ainsi qu’une copie de leur diplôme. Les candidatures doivent être déposées avant le 12 juin 2025, à 23 h 5+. Des tests pourraient être requis afin d’évaluer les capacités, les compétences et les connaissances des candidats.


La Ville de Saint-Jérôme applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes en situation de handicap. Également, ces personnes peuvent nous faire part de leurs besoins particuliers en lien avec le processus de sélection pour l’emploi convoité afin de faciliter l’étude de leur candidature. Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement.

 
 

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