Gestionnaire des Installations (À distance)

À propos de BGIS

BGIS est un chef de file de la prestation de services immobiliers et de services personnalisés de gestion des installations. Grâce à notre équipe combinée de plus de 6 500 personnes à l’échelle mondiale, nous encourageons sans cesse l’innovation par l’intermédiaire des services que nous offrons, tout en cherchant activement de nouvelles occasions qui stimuleront la créativité pour les entreprises de nos clients. Nous gérons des portefeuilles clients comptant plus de 320 millions de pieds carrés de superficie dans plus de 30 000 emplacements en Amérique du Nord, en Europe, au Moyen-Orient, en Australie et en Asie. Vous trouverez des renseignements supplémentaires au www.bgis.com/fr

SOMMAIRE

Sous la direction et les conseils généraux du gestionnaire régional, Services immobiliers, le gestionnaire des installations sera responsable de la gestion des activités quotidiennes de l’équipe Services immobiliers. Le gestionnaire des installations est responsable des activités quotidiennes, de la gestion des fournisseurs et de la gestion des services pour les clients qu’il soutient, ainsi que de la vérification des données, de la production de rapports et de l’analyse; il contribue à l’examen, à l’élaboration et à la mise en œuvre des processus et des initiatives connexes.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Direction de personnel

Faire preuve d’un leadership solide et habile pour guider les membres d’équipe dans l’atteinte de leur plein potentiel et de leurs objectifs, en appui à la réalisation de nos objectifs d’entreprise. Plus précisément, ces responsabilités comprennent, sans s’y limiter, les suivantes :

Participer pleinement au recrutement de talents.
Fournir du mentorat, de l’encadrement et de l’orientation pour l’ensemble des membres d’équipe.
Recommander de manière objective des rajustements à la rémunération.
Gérer tous les aspects du rendement.
Gestion des installations

Générer et envoyer les bons de travail (BT) de demande de service aux fournisseurs conformément au processus établi.
Examiner les bons de travail prioritaires – communiquer des bons de travail prioritaires aux fournisseurs et assurer le suivi, et s’assurer qu’ils sont traités rapidement pour répondre aux exigences des IRC.
Examiner les bons de travail – s’assurer que tous les bons de travail envoyés au GDI sont fermés ou réattribués à un technicien ou à un fournisseur.
Inspecter les bons de travail fermés par les fournisseurs et s’assurer que les détails de clôture complets/exacts sont fournis (p. ex. coût, travail effectué, n o d’étiquette d’équipement).
Produire un rapport sur les bons de travail ouverts et vérifier l’état avec les fournisseurs appropriés.
Mettre à jour l’état du BT s’il s’avère qu’il est terminé ou résolu pendant le suivi.
Répondre aux demandes de renseignements des fournisseurs concernant les problèmes liés aux bons de travail.
Répondre aux demandes du client concernant les bons de travail actuels ou antérieurs (état des travaux, problèmes/garantie, suivi d’incident).
Corriger l’information dans le système, les adresses et les numéros de téléphone.
Ajout de nouveaux fournisseurs et de nouveaux emplacements dans le système.
Finances

Examiner et résoudre les renvois/suivis de factures.
Examiner et résoudre les erreurs de facturation.
Examiner et approuver la facturation des services techniques.
Examiner et approuver les factures à payer (Oracle).
Répondre aux demandes des fournisseurs concernant la facturation.
Gestion des clients / services

Faire des appels/courriels aux fournisseurs et clients et en recevoir pour assurer le suivi de l’état des bons de travail, de leur création ou de leur annulation.
Agir comme principal point de contact entre le client et toutes les autres parties, les techniciens qui communiquent pour obtenir des approbations, des questions et des problèmes, les fournisseurs qui ont besoin de renseignements supplémentaires ou d’approbations.
Agir comme point de contact de suivi principal pour régler tout problème relatif au service.
La participation à des bons de travail d’urgence particuliers peut devoir être gérée du début à la fin.
Demander les approbations au client.
Examiner les bons de travail d’EP et effectuer un suivi auprès des fournisseurs, au besoin.
Participer et recueillir des renseignements pour les RAT.
Rapports

Répondre aux besoins des clients en matière de production de rapports, au besoin.
Conformité de la qualité

Réaliser les activités de l’équipe responsable de la qualité et de la conformité qui soutiennent les obligations contractuelles de conformité de la qualité.
Agir comme interface entre la direction de BGIS et la direction du client pour déterminer les exigences réglementaires et de conformité applicables et assurer une compréhension exacte de ces exigences entre BGIS et le client.
Avec de l’aide, participer à l’examen des processus connexes en réalisant des études de capacité des processus de conformité afin de cerner, d’améliorer et de corriger les inefficacités et les inexactitudes des processus; examiner les documents sur les processus et discuter avec les parties prenantes pertinentes pour comprendre et cerner les occasions d’amélioration des processus.
Fournir des commentaires pour la planification, l’élaboration, l’exécution et l’amélioration des processus et des programmes liés à la conformité.
Contribuer à la mise en œuvre des processus liés à la conformité par le biais d’activités telles que la coordination de la mise en œuvre des processus avec les parties prenantes concernées, la documentation des processus, la fourniture de contenu pour les présentations.
Relever les problèmes de qualité, de conformité et de contrats et les communiquer aux équipes de gestion appropriées de BGIS et des clients. Collaborer avec ces équipes pour résoudre les problèmes relevés.
Se conformer à toutes les politiques et procédures de l’entreprise et respecter les normes de l’entreprise. Autre
Accomplir d’autres tâches selon la demande.
CONNAISSANCES ET APTITUDES

De trois à cinq ans d’expérience pertinente en gestion des installations ou en gestion des fournisseurs.
Aptitudes démontrées en organisation, en planification de projet et en gestion.
Aptitudes en rédaction technique.
Bonnes capacités de communication orale et écrite
Bonnes capacités de formation et de présentation.
Solides aptitudes en analyse et en résolution de problèmes.
Capacité à élaborer, analyser et comprendre des processus complexes
Solides aptitudes d’évaluation, fondées sur l’observation de preuves objectives
Capacité à travailler avec un minimum de supervision directe.
Compréhension des exigences en matière de conformité des organisations externes pertinentes.
Maîtrise de MS Excel, PowerPoint, Word et Power BI;
Permis ou agréments professionnels

Non requis.
Chez BGIS, nous croyons en la diversité et l'inclusion comme moteurs commerciaux clés, de sorte que nous ne perdons jamais de vue de son importance car elle est tissée dans le tissu de notre organisation. Nous nous engageons à maintenir un processus de recrutement sans obstacle en offrant des opportunités d'emploi équitables grâce au recrutement et à la sélection d'individus de tous horizons. Nous reconnaissons que la promotion de la diversité est un élément essentiel de notre quête du succès organisationnel!